Compliance

Konformitätscheck in 5 statt 20 Minuten

Lesezeit: 9 minuten

Zum Aufgabenbereich der Compliance gehören Tätigkeiten wie AML-Checks, Audits, Prüfungen auf Interessenkonflikte und Einhaltung der Datenschutzvorschriften, KYC-Onboarding und Monitoring zum Arbeitsalltag. Letzteres ist ein wichtiger, aber vor allem zeitraubender Bestandteil des Compliance-Prozesses. CBRE, ein internationales Immobiliendienstleistungs- und Investment-Unternehmen, ist in dieser Welt zu Hause. Früher führte die Compliance Abteilung diese Prüfungen manuell mithilfe eines Kundenformulars durch – ein weder für den Kunden noch für CBRE sehr effizienter Prozess. Darum entwickelte man ein Compliance-Portal mit dynamischem Kundenformular, in das die APIs von Company.info integriert sind. Hierdurch werden die Kundeninformationen nun automatisch um Daten aus Auszügen, Sanktionslisten, PEP-Listen und negativen Nachrichten über den Kunden ergänzt. Mit Erfolg: die Prüfung eines Kunden verläuft über das Portal vier Mal so schnell. Wir sprachen mit Marjolein Wonder, Senior Legal & Compliance Officer bei CBRE, über die Entwicklung und den Erfolg des Portals.

CBRE: das weltweit größte Immobiliendienstleistungsunternehmen.

Mit 400 Niederlassungen in 60 Ländern ist CBRE in der ganzen Welt präsent. CBRE erbringt Beratungs- und Vermittlungsleistungen auf dem Gebiet gewerblicher Immobilien, sowohl für Immobilieneigentümer und Investoren als auch für die Gebäudenutzer. Die Immobilienexperten von CBRE sind in allen Segmenten des Marktes aktiv, von der Logistik und dem Einzelhandel bis hin zur Büro- und Wohnungsbranche. Die datenbasierte Beratung wird u. a. in den Bereichen Kauf- und Miettransaktionen, nachhaltige Gebäudetransformationen, Finanzierung, Verwaltung, Arbeitsplatzkonzepte, Design und Immobilienoptimierung im weitesten Sinne des Wortes angeboten.

Jede Business-Line ist für einen Teil des integrierten Dienstleistungsangebots verantwortlich. Alle Business-Lines werden auf dem Gebiet der Compliance unterstützt. Marjolein Wonder ist dabei für die Einhaltung der Gesetzes- und Rechtsvorschriften zuständig. Wenn beispielsweise das Gesetz zur Bekämpfung der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung geändert wird, prüft sie, ob alle Prozesse noch damit vereinbar sind. Wenn nicht, werden die Prozesse in Zusammenarbeit mit den Business-Lines entsprechend angepasst. Außerdem prüft und monitort sie die Neu- und Bestandskunden.

Schritte auf dem Weg zur Datenintegrität

CBRE ist seit 2015 Kunde von Company.info und hat seither verschiedene datenbasierte Lösungen zur Optimierung von Betriebsprozessen eingesetzt:

  • Company.info Online für die Erstellung von Analysen und die Prüfung von Kunden.

  • Ergänzung und Sanierung des kompletten Kundendatenbestands als Vorbereitung auf die Migration in das neue CRM-System „Salesforce“. Dies beinhaltete eine Dublettenentfernung, die Ergänzung um relevante Unternehmensdaten und die Aktualisierung.

  • APIs für die Prüfung und das Monitoring von Kunden im selbst entwickelten Compliance-Portal.

    Nach der Inbetriebnahme von Salesforce war es an der Zeit, den Compliance-Prozess effizienter einzurichten, sowohl für CBRE selbst als auch für den Kunden. Dafür wurde ein eigenes Compliance-Portal eingerichtet. Die Kunden können in diesem Portal mithilfe von APIs von Company.info für Compliance-Zwecke überprüft und gemonitort werden.

Von separaten Handlungen zur automatischen Integration mit dem Compliance-Portal.

Der Kundenprüfungsprozess erforderte bislang immer eine gewisse Beteiligung des Kunden. Auch dies war ein Grund dafür, ein eigenes Compliance-Portal entwickeln zu lassen. „Die Vorlage aller benötigten Unternehmensinformationen und die Anforderung von Handelsregisterauszügen lag früher in voller Verantwortung des Kunden“, berichtet Marjolein. „Das kostete eine Menge Zeit, und oft ließen die Unterlagen des Kunden lange auf sich warten. Dadurch kam es immer wieder zu Verzögerungen bei den Compliance-Prüfungen.“

Auch der Compliance-Officer musste viele separate Handlungen vornehmen. „Anhand der Handelsregisternummer mussten wir manuell überprüfen, ob die Unternehmensinformationen stimmten, und auch die Kontrolle auf Erfassung in Sanktions- und PEP-Listen sowie auf negative Medienberichterstattung erfolgte separat. Jede Prüfung muss im Schnitt für 1 bis 2 Organisationen und 2 bis 3 Personen durchgeführt werden. Das heißt also: fünf Mal checken, screenen und alle Dokumente abspeichern.“ Dank des Compliance-Portals ist dieser Aufwand nun Vergangenheit.

„Die APIs von Company.info ergänzen die Unternehmensinformationen anhand der Handelsregisternummer automatisch, und auch der Handelsregisterauszug wird automatisch in der Online-Kundendatei gespeichert. Die Kontrolle auf Erfassung in Sanktions- und PEP-Listen sowie auf negative Medienberichterstattung erfolgt jetzt ebenfalls automatisch. Ein großer Vorteil sowohl für uns als auch für den Kunden also!“

Marjolein Wonder
Senior Legal & Compliance Officer bei CBRE

Der Compliance-Prozess verläuft nun aber nicht nur viel schneller, sondern auch weitaus übersichtlicher. „Ich kann sofort sehen, wann eine Kundenprüfung abgeschlossen ist, und ich kann mich automatisch benachrichtigen lassen, wann ein Kunde erneut überprüft werden muss. Das spart eine Menge Verwaltungsaufwand.

Erfolgreiche Zusammenarbeit dank Synergie mit den Entwicklern von 23G.

Bei der Automatisierung des Compliance-Prozesses arbeitete Marjolein mit dem Internetbüro 23G zusammen. Die Entwicklung des Portals bis zur Inbetriebnahme war ein mühevoller Prozess. Marjolein: „Bislang fand der Compliance-Prozess mithilfe eines manuell auszufüllenden Formulars statt. Das musste sich ändern. Wir sind auf ein dynamisches Formular umgestiegen, das sich je nach Eingaben des Kunden anpasst. Davor musste ich alle möglichen Kundenprüfungsverfahren in einem enorm großen Word-Dokument darlegen. Diese Verfahren haben die Entwickler von 23G jetzt technisch in das Portal integriert. Das war meiner Meinung nach die schwierigste Phase des gesamten Prozesses. Zwischenzeitlich stellt man dann nämlich fest, dass das Verfahren manchmal doch anders läuft als man es sich ursprünglich vorgestellt hatte. Dieses Dokument wurde darum auch immer wieder angepasst.“

Glücklicherweise haben uns die Entwickler von 23G in diesem Prozess tatkräftig unterstützt. „Bei jeder Änderung legten die Entwickler großartige Vorschläge dafür vor, wie sich dies im Portal verarbeiten ließe“, berichtet Marjolein. „Das war ausgesprochen hilfreich und hat in hohem Maße zum Erfolg des Prozesses und somit letztlich zur Funktionsfähigkeit des Portals beigetragen.“

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Tobias de Wolff, kaufmännischer Manager bei 23G, war eng an dem Projekt beteiligt und kann dies nur bestätigen.

„Marjolein direkt mit unseren Entwicklern in Kontakt zu bringen hat sich als sehr sinnvoll erwiesen. Sie war natürlich am besten über die Hintergründe des Auftrags informiert und stellte die richtigen Fragen. Das hat den Prozess enorm beschleunigt.“

Tobias de Wolff
Kaufmännischer Manager bei 23G

Für die Entwickler lag die Schwierigkeit vor allem darin, alle separaten Aspekte im Dashboard zu vereinen, beispielsweise eine Monitoring-Schaltfläche und den Prozess für den Versand von Zusammenfassungen. „Um den Compliance-Prozess zu verstehen, braucht man schon eine gute Portion Einfühlungsvermögen. Nur dann lässt sich der Prozess auf die Realisierung übertragen. Das ist den Entwicklern perfekt gelungen“, berichtet Marjolein.

Angesichts des Erfolgs des Compliance-Portals sind schon weitere Schritte geplant.

Die harte Arbeit wurde ein halbes Jahr später von der Freischaltung des Portals gekrönt. Das Compliance-Portal basiert auf einem Standardprozess mit drei dynamischen Formularen: für die vollständige Prüfung, die Kundenprüfung und die Gelegenheitsprüfung. Marjolein ist mit dem Endergebnis sehr zufrieden. „Der Compliance-Prozess verläuft jetzt um einiges effizienter. Nicht nur für uns, sondern auch für den Kunden. Ich stelle auch fest, dass die Kunden jetzt bereitwilliger mitwirken, weil von ihnen weniger Verwaltungsaufwand verlangt wird. Insgesamt dauert eine Compliance-Prüfung jetzt nicht mehr 20, sondern nur noch 5 Minuten.“ Darüber hinaus bietet das Portal einen viel besseren Überblick. „Ich sehe auf einen Blick, welcher Kunde bereits geprüft wurde, welche Abteilung die Prüfung durchgeführt hat und welches Risikoniveau festgestellt wurde.“

Trotz des Erfolgs stehen schon verschiedene Weiterentwicklungen auf dem Programm. „Die Ergebnisse der Compliance-Prüfung muss ich jetzt noch manuell in Salesforce eingeben. Darum will ich eine Schnittstelle zwischen den beiden Systemen entwickeln lassen, damit auch dieser Arbeitsschritt entfällt.

Auch würden wir das Compliance-Portal gern in mehreren europäischen Ländern einsetzen. „Wenn es soweit ist, wollen wir ein Compliance-Dokumentenmanagementsystem entwickeln. Das soll es ermöglichen, Compliance-Dokumente zwischen allen europäischen Ländern auszutauschen. Das muss natürlich im Einklang mit den geltenden Datenschutzvorschriften erfolgen. Wir haben regelmäßig internationale Aufträge. Bis jetzt müssen die daran beteiligten Kunden in jedem Land separat überprüft werden. Das heißt, dass dieselben Informationen mehrmals angefordert werden müssen. Es würde uns viel Zeit sparen, wenn wir dieses Problem mit einem gemeinsamen System lösen könnten. So bewahren wir uns unsere Exzellenz!“

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