Handelsregister API: Firmendaten audit-ready für KYC/GwG
KYC/KYB und GwG-Pflichten scheitern im Alltag selten an „fehlenden Regeln“, sondern an Datenbrüchen: unterschiedliche Quellen, manuelle Recherche, uneinheitliche Ablage – und damit fehlende Evidenz (Quelle/Datum/Ergebnis).
Gerade bei Onboarding, Mandatsannahme, periodischen Prüfungen und Prüfungs-/Audit-Anfragen ist die entscheidende Frage nicht: „Wo finde ich die Information?“
Sondern: „Wie dokumentieren wir sie so, dass sie prüfungsfest ist – und in Minuten exportiert werden kann?“
Dieser Artikel zeigt Ihnen praxisnah:
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welche Registerquelle Sie wofür nutzen,
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wie Sie Registerdaten prozessfähig machen,
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und wie Sie daraus audit-ready Evidenz (inkl. Trigger-Logik) aufbauen.
Kurz erklärt: Gibt es eine „offizielle“ Handelsregister-API?
Viele Teams suchen nach „der einen offiziellen API“. Entscheidend ist aber, ob Registerinformationen konsistent abrufbar, zeitlich einordenbar und als Nachweis exportierbar sind.
Merksatz: Nicht „API“ ist das Ziel, sondern Evidenz + Aktualität + Exportierbarkeit.
Wenn Sie heute noch PDFs und Screenshots manuell ablegen, lohnt sich der nächste Schritt: eine Registerdaten-API, die Quelle + Datum + Ergebnis standardisiert liefert – wie die Company.info API.
Welche Firmendaten kommen aus dem Handelsregister – und warum ist das für KYC/GwG so wichtig?
Für Kanzleien, Banken und Versicherer ist das Handelsregister in der Praxis häufig die Primärquelle für:
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Existenz & Basisdaten (Firma, Rechtsform, Sitz, HRB/HRA)
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Status & Eintragungen (z. B. Änderungen)
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Vertretungsberechtigung (Geschäftsführung/Vorstand, Prokura, Vertretungsregelung)
Damit beantworten Sie schnell und nachweisbar:
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Ist das Unternehmen eingetragen und aktiv?
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Wer ist vertretungsberechtigt (Unterschrift/Vertretung)?
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Gab es relevante Änderungen (z. B. Organe, Sitz)?
Wichtig für Compliance: Handelsregisterdaten sind essenziell – aber nicht automatisch UBO-Daten. Die UBO-Ermittlung (Ownership/Control) folgt einer eigenen Nachweislogik (Transparenzregister + Plausibilisierung/Unterlagen).
Handelsregister vs. Unternehmensregister vs. Bundesanzeiger – was ist wofür?
In der Praxis geht es weniger um „wo ist alles drin?“, sondern um: Welche Quelle liefert den passenden Nachweis für den konkreten Compliance-Schritt?
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Handelsregister: Eintragungen, Vertretung, Status, rechtliche Basisdaten
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Unternehmensregister: Veröffentlichungen, Dokumente, Bekanntmachungen (je nach Fall)
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Bundesanzeiger: u. a. Jahresabschlüsse/Veröffentlichungen (falls relevant)
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Insolvenzbekanntmachungen: Insolvenz-/Verfahrenshinweise (starker Risiko-Trigger)
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Transparenzregister: UBO-Informationen (zugriffs-/rollenabhängig)
Tabelle A: Welche Quelle für welchen Zweck (KYC/GwG)?
Merksatz: Handelsregister = Kern für Existenz/Vertretung. UBO = eigener Nachweisstrang. Entscheidend ist standardisierte Evidenz.
Tabelle B: Datenverfügbarkeit & Zugriff (öffentlich vs. nur auf Anfrage)
Kurzfazit: Für KYC/GwG sind Handelsregister + Insolvenzbekanntmachungen die schnellen Kernquellen. Alles andere ist oft ergänzend und operativ aufwendiger → klare Regeln sparen Zeit.
Was Compliance-Teams wirklich brauchen: Evidenz statt nur Daten
Viele Prozesse werden ineffizient, weil Ergebnisse nicht standardisiert dokumentiert sind.
„Wir haben es geprüft“ reicht in Prüfungen nicht.
Audit-ready Evidenz = 3 Pflichtfelder
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Quelle (Register/Dokument)
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Datum (Prüf-/Abrufzeitpunkt)
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Ergebnis (Feststellung + ggf. Entscheidung/Next Step)
Empfohlen zusätzlich: Verantwortliche Rolle + Ablagepfad (wo liegt der Nachweis).
Worauf Sie bei einer Handelsregister-/Firmendaten
-Schnittstelle achten sollten
Wenn Daten nicht nur „abgerufen“, sondern für Compliance verwendet werden sollen,
sind diese Kriterien entscheidend:
- Aktualität & Change-Erkennung
- Wie schnell sind Änderungen sichtbar?
- Gibt es Hinweise/Mechanismen für Updates?
- Datenqualität & Normalisierung
- Einheitliche Schreibweisen, IDs, Dublettenlogik
- Konsistente Felder für Prozesse/Exporte
- Nachweisfähigkeit (Evidenz)
- Kannst du die Quelle sauber belegen (Dokument/Link/Export)?
- Lässt sich der Stand „zum Prüfzeitpunkt“ sichern?
- Export & Audit Trail
- PDF/JSON/CSV?
- Logs/History: wer hat wann geprüft?
- Integration in Workflows
- Passt es zu Portal-Use (Ops) und API-Use (Tech)?
- Kannst du es in DMS/Case-Management überführen?
Umsetzung: 5-Schritte-Flow,
der im Alltag funktioniert
Wenn du Registerdaten in KYC/GwG wirklich nutzen willst, brauchst du einen wiederholbaren Ablauf:
Trigger → Check → Evidenz sichern → Entscheidung dokumentieren
→ Monitoring-Regel setzen
Beispiel:
- Trigger: „Geschäftsführerwechsel“
- Check: Handelsregister (aktueller Stand)
- Evidenz sichern: Abruf/Export + Datum
- Entscheidung: z.B. „Re-Approval nötig / EDD / Nachforderung“
- Monitoring: Regel setzen (z.B. Ownership-Änderungen als nächster Trigger)
So wird aus „Recherche“ ein standardisierter Kontrollpunkt.
Manuell vs. standardisiert (X vs ✓)
✗ PDFs in E-Mails, Copy/Paste in Notizen, unklarer Stand, Nachweise verstreut
✓ zentrale Evidenzfelder (Quelle/Datum/Ergebnis), klare Trigger, exportierbares Protokoll
Company.info bündelt Registerdaten und integriert sie revisionssicher in KYC/GwG-Prozesse.
Fazit
- Registerdaten sind nur dann wirklich hilfreich, wenn sie prozessfähig sind.
- Für Compliance zählt nicht nur „was stimmt“, sondern was nachweisbar ist.
- Der größte Effizienzhebel ist eine klare Logik: Quelle → Evidenz → Entscheidung → Trigger-Refresh.
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