Transparenzregister 2026: Was Verpflichtete jetzt
wirklich wissen müssen

Das Transparenzregister erfasst Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten von juristischen Personen und bestimmten Rechtsgestaltungen. Ziel ist es, Eigentums- und Kontrollstrukturen sichtbar zu machen und die missbräuchliche Nutzung von Gesellschaften für Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu erschweren.

Kernpunkte:

• Rechtsgrundlage in Deutschland ist das Geldwäschegesetz (GwG).

• Seit der Umstellung auf ein „Vollregister“ müssen die wirtschaftlich Berechtigten grundsätzlich aktiv an das Transparenzregister gemeldet werden.

• Das Register wird elektronisch geführt; Abruf und Bestellungen von Dokumenten erfolgen online über das offizielle Portal.

Wirtschaftlich Berechtigte (UBO) sind natürliche Personen, die ein Unternehmen letztlich besitzen oder kontrollieren – z. B. durch Kapital- oder Stimmrechtsanteile oder auf andere Weise beherrschenden Einfluss.

Für Verpflichtete nach GwG (z. B. Finanzinstitute, bestimmte Nicht-Finanzunternehmen, Kanzleien, Notariate) gehört die Ermittlung und Überprüfung der wirtschaftlich Berechtigten zu den zentrale[n] Sorgfaltspflichten.

Das Transparenzregister spielt dabei eine doppelte Rolle:

1. Informationsquelle:
   Es liefert eine offizielle Datengrundlage zu gemeldeten wirtschaftlich Berechtigten.

2. Prüfmaßstab:
   Abweichungen zwischen den eigenen Erkenntnissen und den Angaben im Transparenzregister müssen bewertet, dokumentiert und ggf. aufgeklärt werden.

Mit Blick auf AMLR und anstehende Aufsichtsstandards wird noch wichtiger:

• Re-KYC (regelmäßige Überprüfung): UBO-Informationen müssen in definierten Intervallen sowie anlassbezogen aktualisiert werden.

• Monitoring: Änderungen in Eigentümerstrukturen, Geschäftsführung oder Risikoprofil sind laufend zu beobachten – das Transparenzregister ist dabei eine zentrale Referenzquelle.

Meldepflichtig sind in der Regel:

• juristische Personen des Privatrechts (z. B. GmbH, AG, eG),

• eingetragene Personengesellschaften (z. B. OHG, KG),

• bestimmte Stiftungen und Trust-ähnliche Rechtsgestaltungen.

Sie müssen:

• ihre wirtschaftlich Berechtigten ermitteln,

• diese dem Transparenzregister melden,

• Änderungen unverzüglich aktualisieren,

• die zugrundeliegenden Informationen intern dokumentieren und vorhalten.

Verpflichtete nach GwG müssen im Rahmen ihrer Kundenprüfung (KYC):

• wirtschaftlich Berechtigte identifizieren,

• die Angaben überprüfen,

• und die Ergebnisse dokumentieren.

Das Transparenzregister ist hierfür ein wichtiges Hilfsmittel – ersetzt aber nicht die eigene Analyse. Bei komplexen Strukturen (Holdings, Auslandsbezug, Zwischengesellschaften) bleibt eine eigenständige UBO-Ermittlung erforderlich.

Der Zugriff auf das Transparenzregister ist abgestuft geregelt:

• Behörden (z. B. FIU, Aufsichtsbehörden, Strafverfolgung) erhalten weitergehenden Zugriff,

• Verpflichtete nach GwG können im Rahmen ihrer Sorgfaltspflichten Informationen abrufen,

• die Öffentlichkeit hat nur eingeschränkten Zugang; schutzwürdige Interessen der Betroffenen sind zu berücksichtigen.

Bestellungen und Abrufe erfolgen über das offizielle Online-Portal. Für viele Institute ist die Herausforderung heute weniger der Zugang selbst, sondern:

• das Handling der Zugänge im Team,

• die Standardisierung von Abrufen,

• und die Einbindung in KYC-Prozesse und Systeme.

Mit Blick auf AMLR und zukünftige AMLA-Erwartungen wird für viele Verpflichtete wichtiger, das Transparenzregister nicht nur einmalig im Onboarding, sondern auch in folgenden Fällen strukturiert zu nutzen:

• Re-KYC-Zyklen (z. B. alle 1 / 3 / 5 Jahre je nach Risiko),

• Ereignis-getriggerte Prüfungen, z. B.

  • Veränderung im Handelsregister (Geschäftsführerwechsel, Sitzverlegung),

  • neue Beteiligungsstrukturen,

  • Verdachtsmomente oder negative Medienberichte,

• Portfolioprüfungen, z. B. im Rahmen von Migrationen, Reorganisationen oder thematischen Reviews (Branchen, Ländercluster).

Wichtig ist dabei:

• Nachvollziehbarkeit: Welche Informationen wurden wann aus dem Transparenzregister herangezogen?

• Konsistenz: Stimmen interne UBO-Daten mit den Registerangaben überein – wenn nicht, warum?

• Dokumentation: Entscheidungen, Abweichungen und Klärungsschritte müssen prüfbar festgehalten werden.

In vielen Organisationen laufen TR-Abrufe noch so ab:

Mitarbeiter:innen loggen sich manuell in das Transparenzregister ein, suchen das Unternehmen erneut und laden Dokumente herunter – oft parallel zu Recherchen in anderen Systemen.

Das kostet Zeit und erschwert standardisierte Prozesse.

Um diesen Schritt zu vereinfachen, können Transparenzregister-Dokumente nun direkt aus Company.info heraus bestellt werden – sowohl im Portal als auch per API-Integration.

Portal-Nutzer können:

• von der Organisationsdetailseite aus Transparenzregister-Dokumente bestellen,

• ohne den Medienbruch ins separate Transparenzregister-Portal,

• und KYC-Prüfung, Unternehmensdaten und Dokumente in einem System bündeln.

So funktioniert die Einrichtung:

1. Im Company.info-Portal zu „Einstellungen“ wechseln.

2. Die Zugangsdaten verwenden, die auch für das offizielle Transparenzregister genutzt werden.

3. Auf einer Organisationsseite eine Testbestellung auslösen.

4. Den Account Manager informieren, damit die Einrichtung gemeinsam überprüft werden kann.

Die rechtliche Beziehung zum Transparenzregister bleibt unverändert – Company.info stellt lediglich eine technische Abkürzung für den Bestellprozess bereit.

Für Institute mit eigener Onboarding-Strecke oder RegTech-Architektur können TR-Bestellungen über die API eingebunden werden:

• Abrufe werden nach vordefinierten Regeln ausgelöst (z. B. Risikoklasse, bestimmte Rechtsformen, Schwellenwerte),

• manuelle Logins und Einzeleingaben entfallen,

• TR-Dokumente können direkt in Kundendossiers, KYC-Akten oder interne Tools eingebunden werden.

Der Einstieg erfolgt hier über den Account Manager, der:

• die API-Dokumentation bereitstellt,

• Beispiele für Requests und Responses liefert,

• und beim Design eines passenden Integrationsszenarios unterstützt.

Unabhängig von der technischen Umsetzung haben sich einige Grundsätze bewährt:

• „Register ist Startpunkt, nicht Endpunkt“
  Das Transparenzregister liefert eine wichtige Datengrundlage, ersetzt aber nicht die eigene Beurteilung komplexer Strukturen.

• Klar definierte Anlässe für TR-Abrufe
  z. B. Onboarding, Re-KYC, Governance-Trigger, Verdachtsmomente – und diese Anlässe schriftlich festhalten.

• Standardisierte Ablage der Dokumente
  Einheitliche Ablageorte und Benennungen erleichtern spätere Prüfungen und interne Audits.

• Vergleich mit anderen Quellen
  Abgleich mit Handelsregister, Gesellschafterlisten, internen Kundeninformationen und ggf. externen Datenanbietern.

• Schulung der Teams
  Mitarbeitende sollten verstehen, was das Transparenzregister leistet – und wo seine Grenzen liegen.

Das Transparenzregister ist längst mehr als nur ein weiterer Datenpunkt. Im Zusammenspiel mit AMLR, Re-KYC und Monitoring wird es zu einem strategischen Instrument:

• für mehr Transparenz bei Eigentümerstrukturen,

• für nachvollziehbare, prüfbare KYC-Entscheidungen,

• und für effizientere Compliance-Prozesse.

Wer TR-Dokumente strukturiert in seine Workflows integriert – idealerweise direkt aus bestehenden Systemen wie Company.info heraus – reduziert manuelle Aufwandsspitzen und stärkt gleichzeitig die Qualität der KYC-Dokumentation.

Der KYC Report vereint alle Prüfschritte in einem einzigen, exportierbaren Nachweisdokument – von der Handelsregisterabfrage über die UBO-Ermittlung bis hin zur Audit-Dokumentation.

Kernfunktionen:

• Automatischer Abruf von Handelsregister- und Transparenzregisterdaten

• Darstellung der Eigentümerstruktur und wirtschaftlich Berechtigten

• Integration von PEP- und Sanktionsprüfungen in Echtzeit

• Vollständige Dokumentation inkl. Zeitstempel und Auditfunktion

• Optionales Monitoring bei Registeränderungen

➡️ Damit bildet der KYC Report die zentrale Grundlage für effiziente, rechtssichere Prüfprozesse in Kanzleien, Banken und Compliance-Teams.

Das EU-Geldwäschepaket verschärft nicht nur die Prüfintervalle, sondern hebt den Anspruch an Transparenz und Datenqualität auf ein neues Niveau.
Kanzleien und Finanzinstitute, die ihre KYC-Prozesse digitalisieren, gewinnen Effizienz, Kontrolle und Nachweisfähigkeit – und sichern sich so langfristig rechtliche und operative Stabilität.

Company.info unterstützt dabei als Plattform, die Registerdaten, Eigentümertransparenz, Monitoring und Dokumentation intelligent verbindet – mit dem KYC Report als zentralem Prüfbaustein.