So erleichtert Company.info den Alltag der Rechtsanwälte von Spirit Legal .
Spirit Legal – das sind Anwälte mit digitaler DNA und zugleich eine Anwaltskanzlei, die sich auf die Bereiche Datenschutz-, Wettbewerbs- und Unternehmensrecht spezialisiert hat. In diesem Zusammenhang ist es häufig notwendig, komplexe Recherchen über Unternehmensstrukturen oder Markenrechte durchzuführen. Der hohe Grad der Digitalisierung entpuppt sich hierbei gleichzeitig als Problem und als Lösung. Die zahlreichen gesetzlichen Prüf- und Identifizierungspflichten erfordern äußerste Präzision bei der Recherche. Andererseits bieten die Digitalisierung sowie das Internet das Potenzial, diese Daten schnell und bequem zu finden. Was benötigt wird, sind die richtigen Lösungen, um gezielt an diese Informationen zu gelangen.
Gerade vor dem Hintergrund der noch recht neuen Datenschutz-Grundverordnung in der EU gestaltet sich die Arbeit von Anwaltskanzleien wie Spirit Legal in der jüngeren Vergangenheit deutlich komplizierter. Die DSGVO legt strikte Regeln für den Umgang und die Nutzung von personenbezogenen Informationen fest. Wird hiergegen verstoßen, drohen Klagen von Konkurrenten oder empfindliche Geldbußen der Behörden. Bei datengetriebenen Geschäftsmodellen, wie sie die Mandanten von Spirit Legal oftmals betreiben, ist es deshalb extrem wichtig, diese Gesetzesvorschriften bis ins kleinste Detail einzuhalten. Da die Unternehmen selbst mitunter ihren Hauptsitz beispielsweise in Nordamerika haben, sind sie mit den europäischen Gesetzen wie der DSGVO nicht in allen Details vertraut. Deshalb wird bei der Gründung oder der Markteinführung in Europa die Hilfe von spezialisierten Rechtsanwaltskanzleien wie Spirit Legal benötigt.
Herausforderungen bei Datenrecherchen
Die Anwälte von Spirit Legal sind im Alltag häufig mit Rechercheaufgaben konfrontiert. Die Mandanten der Kanzlei sind größere sowie internationale Unternehmen, die Unterstützung bei ihren Geschäftstätigkeiten in Deutschland sowie Europa benötigen. Hierbei geht es vor allem um die rechtliche Absicherung in alle möglichen Richtungen. Dies sind einerseits die rechtlichen Bestimmungen vor Ort. Andererseits müssen auch Marken- und Kennzeichenrechte berücksichtigt werden. Um in diesen Bereichen rechtliche Sicherheit zu schaffen, ist eine präzise Arbeit unverzichtbar.
Für Markt- und Markenrecherchen werden Informationen aus zahlreichen verschiedenen Quellen benötigt. So werden unter anderem die Einträge aus Handelsregistern und Unternehmensdatenbanken benötigt. Auch Pressedatenbanken, das Transparenzregister sowie PEP- und Sanktionslisten sind wichtige Informationsquellen. Die Gesamtheit dieser Daten ermöglicht den Rechtsanwälten von Spirit Legal dann eine Einschätzung der Lage. Die zentrale Aufmerksamkeit liegt hier jedoch auf der Vollständigkeit der Rechercheinformationen. Gerade wenn es um Markenrechts- und Wettbewerbsfragen geht, kann eine unvollständige Datenrecherche schwerwiegende rechtliche Konsequenzen für die Mandanten nach sich ziehen. Dies stellt gleichzeitig auch ein Haftungsrisiko für die Rechtsanwaltskanzlei dar.
So nutzt Spirit Legal die Dienstleistungen von Company.info
Die Zusammenstellung von Daten und Informationen ist eine der Sorgfaltspflichten im Alltag von Spirit Legal. Die unterschiedlichen Aufgabenbereiche, wie etwa die Gründung von Unternehmen, Beratung von Gesellschaftern und Geschäftsführern, Immobiliengeschäfte oder die Pflege von Markenportfolios, haben mitunter unterschiedliche Prozesse, besitzen im Kern jedoch ähnliche Arbeitsschritte. Bei allen diesen Tätigkeiten, die sich mit der Datenbeschaffung und Analyse von Informationen beschäftigen, setzt Spirit Legal Company.info ein. Besonders vor dem Hintergrund der 2017 eingeführten Verpflichtungen von Rechtsanwälten nach dem Geldwäschegesetz.
„Spirit Legal nutzt die Informationen von Company.info im internen Kanzleibetrieb sowohl um die mandatsbezogenen Sorgfaltspflichten als auch die dazugehörigen Aufzeichnungspflichten nach GwG stets im Auge zu behalten.“
Das System besteht aus zwei Bereichen. Dies ist zum einen eine API-Schnittstelle zu den Compliance-Datenbanken und zum anderen das Online-Portal. Das Portal dient als Sammelpunkt für aktuelle Informationen zu einem bestimmten Unternehmen. Über die Schnittstelle zu den Datenbanken stehen weitergehende Informationen und rechtlich relevante Daten, beispielsweise aus dem Handelsregister, zur Verfügung. Durch diesen zentralen Ansatz ist es für Spirit Legal leicht, die allgemeinen Identifizierungs- und Dokumentationspflichten auch in Bezug auf die Geldwäscheprävention zu erfüllen sowie vollständige Datenanalysen auszuführen.
Durch diese Informationsübersicht ist es schnell möglich, sich einen Überblick über Unternehmen, die Branchensituation oder andere relevante Fakten zu verschaffen. Hilfreich ist hierbei auch der Branchenfilter. So sind Inverssuche nach Unternehmen aus einem bestimmten Sektor möglich. Auf Basis dieser Daten erstellt Spirit Legal beispielsweise Analysen von Markt- und Branchensituationen. Mit ähnlichen Methoden hilft Company.info bei Überprüfungen im Bereich des Wettbewerbsrechts. Hier führt Spirit Legal Tätigkeiten in zwei Arten aus. Einerseits wird vor einer geplanten Markteinführung überprüft, ob keinerlei bestehende Rechte verletzt werden. Andererseits lassen sich Konzernstrukturen erkennen und Rechtsverletzungen durch verbundene Unternehmen eines Wettbewerbers noch einfacher ermitteln. In beiden Fällen ist es wichtig, umfassende und vor allem vollständige Datenanalysen zu einem bestimmten Stichtag durchzuführen.
„Company.info erleichtert diese Arbeitsschritte durch die übersichtliche, zentrale Darstellung sowie den hohen Grad an Aktualität. So stehen Spirit Legal aktuelle und vollständige Informationen für die weitere Analyse von Unternehmen zur Verfügung.“
Bereits in den frühen Stufen einer Mandatsanfrage und dem Konflikt-Check erweist sich Company.info als hilfreich. Rechtsanwälte müssen immer beachten, dass sie einen Mandanten nicht vertreten dürfen, wenn Interessenkonflikte im Verhältnis zu einem anderen Mandanten bestehen. Durch eine schnelle Überprüfung der Unternehmensstrukturen offenbaren sich auch Verbindungen zu Tochterfirmen oder etwaigen Dachorganisationen. Dies erlaubt eine schnelle Überprüfung, ob Spirit Legal tätig werden kann.
Die Vorteile von Company.info im Vergleich zu anderen Lösungen
In der Praxis überzeugt die online Plattform von Company.info vor allem durch seine einfache Zugänglichkeit. Dieses ist komplett als Browserlösung designed. Dies hat den Vorteil, dass keine eigenen Datenbanken geführt werden müssen. Einerseits erleichtert dies die Installation und Verwaltung. Andererseits sind Sie auf diese Weise auch vollkommen flexibel. Für individuelle Integrationen ist auch die Möglichkeit gegeben, direkte Schnittstellen zu schaffen und so eine nahtlose Einbindung in die eigenen Strukturen vorzunehmen. Der Zugriff auf alle Informationen ist jederzeit, überall und mit faktisch jedem beliebigen Gerät möglich. So können Sie beispielsweise auch während eines Gesprächs mit Mandanten auf Company.info zugreifen und zusätzliche, konkrete Daten abfragen.
Bei den komplexen Analysen von Unternehmensstrukturen erweist sich Company.info als benutzerfreundlich und gleichzeitig effizient. Das System verfügt über direkte Schnittstellen zu den Handelsregisterportalen. Diese Informationen werden in Echtzeit eingepflegt und stehen somit zum Zeitpunkt der Bekanntgabe auch Ihnen zur Verfügung. Dies sorgt für verlässliche und vollständige Informationen über die öffentlich zugänglichen Informationen zu registrierten Unternehmen. Die oftmals komplexen und weit verzweigten Unternehmensstrukturen stellen ebenfalls eine Herausforderung dar. Company.info punktet hier mit der Möglichkeit einer grafischen Darstellung solcher Strukturen.
Diese Vorteile der Plattform von Company.info erweisen sich für Wirtschaftsrechtskanzleien wie Spirit Legal als besonders vorteilhaft, vor allem, da das Portal auch in kleineren Infrastrukturen mit allen Funktionen zur Verfügung steht. Die eigentliche Datensammlung ist hierbei nicht nur auf Anwaltskanzleien ausgelegt. Vielmehr können Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen, wo es um Marketing- sowie Mandantenanalysen, Compliance und die Einhaltung von Geldwäscherichtlinien geht, auf die Plattform zurückgreifen. Company.info liefert in vielen Situationen wertvolle Daten und bietet somit die Möglichkeit der Optimierung durch Digitalisierung und Automatisierung innerhalb unternehmensspezifischer Arbeitsabläufe.