Warum GwG-konforme Mandatsprüfung so herausfordernd ist
In Zeiten zunehmender Regulierungen und steigender Anforderungen an Transparenz wird die GwG-konforme Mandatsprüfung für Kanzleien, Steuerberatungen und wirtschaftsnahe Dienstleister zur Pflicht. Doch genau hier liegt die Herausforderung: Viele Prozesse sind noch manuell, fehleranfällig und kaum in bestehende Systeme integriert.
Prüfungen über externe Plattformen, Copy-Paste von Handelsregisterdaten, die manuelle Dokumentation von Prüfungsergebnissen – all das kostet Zeit und ist anfällig für Fehler. Gleichzeitig steigen die Erwartungen von Aufsichtsbehörden an eine lückenlose Dokumentation und fortlaufende Überwachung.
Die Integration von Company.info in Vertec bietet eine Lösung, die genau hier ansetzt: Eine direkte Verbindung zwischen CRM-System und Adressprüfung – ohne Medienbrüche, ohne Umwege, ohne Reibungsverluste.
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GwG-Pflichten verstehen – Was Kanzleien beachten müssen
Das Geldwäschegesetz (GwG) verpflichtet Kanzleien und andere Berufsgruppen zur Identifikation und Überprüfung ihrer Mandanten. Dazu gehören u. a.:
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Die eindeutige Erfassung und Prüfung von Firmenadressen
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Der Abgleich mit Handelsregistern
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Die Prüfung auf politisch exponierte Personen (PEP) und Sanktionen
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Die Feststellung wirtschaftlich Berechtigter (UBOs)
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Die kontinuierliche Überwachung bestehender Geschäftsbeziehungen
Wird diesen Pflichten nicht nachgekommen, drohen nicht nur Bußgelder, sondern auch massive Reputationsverluste. Noch gravierender: Auch unbeabsichtigte Versäumnisse gelten als Pflichtverletzung – und können im Ernstfall zu Haftungsfragen führen.
Die Lösung: Automatisierte Adressprüfung in Vertec mit Company.info
Mit der neuen Zusatzfunktion in Vertec lässt sich die Adressprüfung nach GwG-Vorgaben vollständig ins CRM-System integrieren. Die zugrunde liegende Plattform, Company.info, stellt geprüfte Firmendaten aus offiziellen deutschen Registern bereit – automatisch, aktuell und strukturiert.
Sobald ein neuer Mandant angelegt oder eine bestehende Adresse geprüft wird, erfolgt die Suche direkt im CRM über die Schaltfläche „Adresse prüfen“. Die Ergebnisse erscheinen sekundenschnell im System – inklusive Statusanzeige, Differenzprüfung und Entscheidungshilfe zur Datenübernahme.
Folgende Daten werden automatisch abgeglichen:
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Name, Straße, PLZ, Ort, Land
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Handelsregisternummer
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Telefonnummer, E-Mail und Webseite (nur bei Company.info)
Der Prüfstatus wird farblich codiert angezeigt – z. B. „Alle Daten aktuell“, „Detailprüfung notwendig“ oder „Von der Prüfung ausgeschlossen“. Diese visuelle Rückmeldung erleichtert die Nachvollziehbarkeit und sorgt für sofortige Transparenz im Team.
Besonderheiten wie unterschiedliche Schreibweisen (z. B. „Strasse“ vs. „Straße“) oder Formatierungen bei Telefonnummern werden automatisch berücksichtigt.
Auch die Dublettenprüfung ist integriert: Bereits vorhandene Einträge werden erkannt, akzeptierte Dubletten können dauerhaft markiert und von zukünftigen Abgleichen ausgeschlossen werden.
Mehr Effizienz und Sicherheit für Vertec-Nutzer:innen
Die Integration bringt spürbare Verbesserungen im Tagesgeschäft. Wo früher manuell geprüft, kopiert und abgelegt wurde, passiert heute alles automatisch im Hintergrund – direkt in der vertrauten Vertec-Oberfläche.
Ihre Vorteile auf einen Blick:
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Prüfzeiten sinken von Stunden auf wenige Minuten
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Fehleranfälligkeit wird minimiert durch Wegfall manueller Eingaben
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GwG-konforme Dokumentation erfolgt automatisch und revisionssicher
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CRM-Daten bleiben aktuell – ideal für Auswertungen und Folgeprozesse
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Audit-Sicherheit bei internen und behördlichen Prüfungen
Testen Sie jetzt, wie einfach GwG-konforme Mandatsprüfung in Vertec sein kann.