Connecting the dots.
Die Compliance-Landschaft wird zunehmend komplexer – immer mehr Richtlinien und Vorschriften, die Anzahl der Gesetze, die Unternehmen zu beachten haben, um compliant zu bleiben, wächst. Das ist nicht bloß eine Wahrnehmung, sondern wird durch die Ergebnisse von zahlreichen Studien und Umfragen zum Thema Compliance bestätigt. Eine Entwarnung ist nicht in Sicht, denn seit dem Inkrafttreten des neuen Geldwäschegesetzes (GWG 2017) folgten mehrere EU-Geldwäsche-Richtlinien. Doch was bedeutet das konkret für einzelne Unternehmen? Unter anderem heißt es, ihre Kunden und Geschäftspartner wesentlich genauer kennen zu müssen und hierzu auf dem aktuellen Stand zu sein. Das verbirgt sich hinter dem Prinzip „Know your customer“.
Effiziente Prozesse verändern die Arbeit
Für zahlreiche Mitarbeiter in den Unternehmen stellt sich die Frage: Wann sollen wir uns eigentlich unserem operativen Geschäft zuwenden? Schließlich ist die Einhaltung sämtlicher Compliance-Vorschriften und Gesetze nicht der Selbstzweck eines Unternehmens. In Zeiten von Digitalisierung und Automatisierung müsste es doch Möglichkeiten und Lösungen geben, um effiziente Prozesse einzuführen und sich damit auf das eigentliche Geschäft zu konzentrieren. Die Ernst & Young GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft („EY“) stand genau vor diesen Herausforderungen.
„Wir als Wirtschaftsprüfungsgesellschaft müssen bei der Annahme von neuen Mandanten eine Menge gesetzlicher Vorgaben erfüllen. Um das tun zu können, benötigen wir interne Prozesse, die es uns erleichtern, unsere Dokumentationspflichten durchzuführen. Diese Prozesse sind nicht nur für uns intern wichtig, sondern auch für unsere Kollegen, die mit den Mandanten direkt arbeiten“, sagt Karin Meireis, Director GSA Risk Management Infrastructure von EY.
„Um uns hier die Arbeit zu erleichtern und unseren Mitarbeitern dabei zu helfen, sich voll auf die Beratung der Mandanten zu konzentrieren, brauchen wir zuverlässige Datenbanken und gute Netzwerke. Das ist auch der Grund, warum wir mit dem niederländischen Anbieter von Datenportalen Company.info zusammenarbeiten.“
In den Niederlanden sind EY und Company.info schon seit mehr als zehn Jahren Geschäftspartner. Über 3.000 Mitarbeiter arbeiten dort mit den Datenbanken von Company.info. „Deshalb haben wir uns vor eineinhalb Jahren dazu entschieden Launching-Partner von Company.info in Deutschland zu werden“, so Karin Meireis. EY unterstützt als Partner dieses Pilotprojektes Company.info mit ihrem Feedback, wodurch die deutsche Datenbank sich ständig verbessert hat. „So haben wir von Anfang an gemeinsam an der Verbesserung des Suchalgorithmus gearbeitet. Und wir konnten hier Company.info mit vielen Rückmeldungen seitens der Nutzer versorgen. Aber natürlich war die Einführung eines neuen Tools auch zeitintensiv“, erinnert sich Anke Rosenfeld, Director GSA Risk Management Compliance von EY . „Unsere Zusammenarbeit war durch eine offene Feedback-Kultur und zahlreiche virtuelle sowie Präsenzmeetings geprägt. Auf diese Weise konnten unsere Feststellungen und Anregungen zeitnah technisch umgesetzt werden.“
One-Stop-Shop
Die Datenbanken von Company.info bestehen auf der einen Seite aus einem API (application programming interface), das im Hintergrund Daten aus anderen Compliance-Datenbanken integriert, und einem Online-Portal, in dem aktuelle Nachrichten zu den jeweiligen Unternehmen zugeordnet und abgelegt werden. Jede Änderung im Handelsregister wird in Echtzeit im Online-Portal abgebildet. EY schätzt insbesondere die Benutzerfreundlichkeit sowie die Idee eines One-Stop-Shops – der Nutzer/die Nutzerin loggt sich ein und bekommt alles Nötige aus einer Hand – strukturiert und auf dem neuesten Stand. „Nehmen wir zum Beispiel die Dokumentationspflicht. Hier müssen wir uns auf aktuelle und zuverlässige Daten verlassen, die eine hohe Qualität ausweisen“, so Karin Meireis. „Darüber hinaus haben wir innerhalb von EY unterschiedliche Abteilungen, die regelmäßig auf bestimmte Daten zugreifen müssen, wie zum Beispiel auf Handelsregisterauszüge. Ein Aspekt hat EY bei der Nutzung überzeugt: das Cost-Sharing-Modell. Das bedeutet, wenn ein/e Nutzer/in innerhalb oder außerhalb von EY einen Handelsregisterauszug über das Portal abgerufen hat, steht dieser Auszug anderen EY Nutzern/innen kostenfrei zur Verfügung. Für uns ist das Gesamtkonzept des Company.info Portals sehr attraktiv, vor allem im Hinblick auf die Geldwäscheanforderungen, die wir als Wirtschaftsprüfungsgesellschaft erfüllen müssen.“
Der gesamte „Lebenslauf“ eines Unternehmens.
Welche Daten und Dokumente stellt das Company.info Portal zur Verfügung? Der gesamte „Lebenslauf“ eines Unternehmens kann eingesehen werden: Angefangen mit dem Hauptsitz der Muttergesellschaft, über die Eigentümerstruktur, Umsätze, Aktiva, sämtliche vom Unternehmen selbst veröffentlichten Dokumente, wie z. B. Jahresabschlüsse, Gesellschaftsform und Gesellschaftsstruktur, Handelsregisterauszüge, Indices, bis hin zu aktuellen Nachrichten über das betreffende Unternehmen. Alle Features im Portal werden vom Artificial Intelligence Department und dem Data Science Department von Company.info entworfen, weiterentwickelt und auf dem neuesten Stand der Technik gehalten. Genau darin liegt der zentrale Wert der Produkte des Unternehmens. Diese intelligenten Lösungen erlauben Nachrichten-Tracking, sinnvolle Datenzuordnungen und Prognosen über die Entwicklung des Unternehmens.
„Derzeit haben wir rund 20 Nutzer/innen des Company.info Portals, aber die Breitenwirkung im Unternehmen ist sehr hoch. In der Einführungsphase stand uns Company.info mit übersichtlichen Trainings zur Seite, was die Akzeptanz der Nutzer/innen förderte. Zudem ist das Portal benutzerfreundlich und intuitiv, daher konnte es schnell in unseren Prozess eingebunden werden.“
Digitalisierung und Automatisierung gehört die Zukunft
Karin Meireis: “jeder Schritt in Richtung Automatisierung von wiederholbaren administrativen Tätigkeiten führt dazu, dass unsere Mitarbeiter ihre Zeit und Energie in lösungsorientierte Dienstleistungen beim Mandanten investieren können.“
„Unsere internen Prozesse werden nach und nach optimiert, so dass der Dokumentrationsaufwand auf das Nötigste reduziert werden kann. Der Einsatz von Company.info trägt seinen Teil dazu bei.“
Grundsätzlich wird der Digitalisierung eine große Zukunft vorhergesagt. Experten sind sich sicher, dass wir unseren Beruf künftig anders ausüben werden. Die Nachfrage nach Fachexpertise steigt; die Automatisierung von Prozessen befindet sich auf dem Vormarsch. „Die Digitalisierung und Automatisierung ist für uns ein zentraler Aspekt bei der Zusammenarbeit mit Company.info. Wir freuen uns darauf, gemeinsam Lösungen zu erarbeiten, die uns dabei helfen unsere internen Prozesse effizienter zu gestalten“, sagt Karin Meireis. „Dank intelligenter Abläufe und Prozesse stellt EY die Einhaltung strenger Vorschriften im Bereich Anti-Money Laundering (AML) sicher. Unseren Mitarbeitern in der Beratung ermöglichen wir dadurch eine maximale Konzentration auf ihre Mandantentätigkeit und einen minimalen Aufwand bei der Informationsbeschaffung und internen Dokumentation. Den Feinschliff im Prozess der internen AML Compliance streben wir mit einer Vollautomatisierung an.“