KYC-Prozesse mit geringem Risiko werden häufig noch manuell durchgeführt. Im Grunde genommen bedauerlich, denn die Prozesse beinhalten eine Menge sich wiederholender Arbeiten, die sich perfekt für die Automatisierung eignen.
Aber wie entscheiden Sie, welche Form der Automatisierung am besten zu Ihrer Situation passt? Frenk Gerritsen, Thought leader Compliance, berät regelmäßig GwG-verpflichtete Institute bei der Automatisierung des KYC-Prozesses. In diesem Blog erklärt er, welche der drei Hauptsäulen entscheidend sind und zeigt anhand einer Checkliste auf, auf welche Punkte Sie bei der jeweiligen Hauptsäule achten sollten.
Die Zukunft liegt in einer stärker risikobasierten Arbeitsweise.
GwG-regulierten Instituten wird viel abverlangt, wenn es um die Durchführung von KYC-Kontrollen geht. Neue Kunden – aber auch Bestandskunden – müssen vollständig überprüft werden, bevor sie akzeptiert werden können. Diese Prüfungen werden derzeit noch weitgehend manuell durchgeführt. Und dafür wird Manpower benötigt, mit anderen Worten: KYC-Fachleute. Die Durchführung dieser Prüfungen wird im Allgemeinen als sehr repetitiv, zeitintensiv und wenig anspruchsvoll bezeichnet. Dies führt zu einer hohen Fluktuation unter den KYC-Fachleuten. Und diese freien Stellen sind nicht leicht zu besetzen. Eine weitere Herausforderung für Institute, die dem Geldwäschegesetz unterliegen, sind die hohen Erwartungen der Kunden. Die Vorlaufzeit für den KYC-Prozess sollte so kurz wie möglich sein und dem Kunden so wenig Aufwand wie möglich abverlangen.
Die DNB hat dies erkannt und dem Finanzsektor erlaubt, stärker risikobasiert zu arbeiten. Das bedeutet, dass KYC-Prozesse mit geringem Risiko eher Technologien wie dem maschinellen Lernen und der künstlichen Intelligenz überlassen werden können. Die Fälle mit hohem Risiko, und damit die interessanteren Fälle, bleiben den spezialisierten KYC-Fachleuten vorbehalten. Externe Parteien reagieren darauf: Es gibt immer mehr KYC-Tools auf dem Markt, die es Ihnen ermöglichen, den KYC-Prozess zu automatisieren.
Checkliste um KYC-Prozesse zu automatisieren.
Starten Sie die Automatisierung risikoarmer KYC-Prozesse! An welcher Stelle setzt man jedoch an, wenn man mit der Automatisierung starten will?
"Diese Frage höre ich oft von Unternehmen, die vom GwG betroffen sind. Viele Unternehmen sind nicht nur zurückhaltend wenn es um die Automatisierung geht, sondern wissen nicht genau, was sie genau an Informationen brauchen und welche Überlegungen elementar sind. Dieser erste Schritt wird daher oft als schwierig empfunden."
Wenn Sie automatisieren wollen, spielen 3 Hauptpfeiler eine wichtige Rolle bei der Entscheidung, um eine Entscheidung zu treffen welche Form der Automatisierung am besten zu aktuellen Situation passt:
1. Interne Compliance-Richtlinien und -Vorschriften
Damit der KYC-Prozess automatisiert werden kann, müssen Verfahren und Maßnahmen zur Kontrolle von Geldwäsche- und Terrorismusfinanzierungsrisiken (und der bei der Risikobewertung ermittelten Risiken) vorhanden sein. Auf dieser Grundlage sollten automatische Kontrollen eingerichtet werden:
Welche Gesetze und Vorschriften muss Ihre Organisation einhalten?
Haben Sie eine KYC-Richtlinie auf der Grundlage der geltenden Gesetze und Vorschriften ausgearbeitet?
Verfügen Sie bereits über einen KYC-Prozess, der auf Ihrer KYC-Richtlinie basiert? Wenn ja, aus welchen Schritten besteht er?
Wie lange dauert der KYC-Prozess aktuell und was wollen Sie als Unternehmen erreichen, bzw. wohin wollen Sie sich als Unternehmen entwickeln?
2. Ressourcen für die Automatisierung
Die Automatisierung kann auf zwei Arten erfolgen: durch die Implementierung von Datenintegrationen in Ihr Kundenakzeptanzsystem oder durch Standardsoftware mit einem KYC-Workflow.
Welche Option am besten passt, hängt von Ihren Bedürfnissen ab und davon, inwieweit Sie den KYC-Prozess standardisieren möchten. Aber auch davon, wie viele Ressourcen Sie intern haben, um Datenintegrationen und Algorithmen zu implementieren. So benötigen Sie beispielsweise technische Ressourcen für die Implementierung von Datenintegrationen (APIs) und nicht für KYC-Software von der Stange. Auch die Dringlichkeit der Einrichtung eines automatisierten Prozesses ist ein wichtiger Faktor. Um zu entscheiden, welcher Weg am besten zu Ihrer Situation passt, sind folgende Überlegungen denkbar:
Welche Art von Instrumenten (z. B. ein CRM-System) verwenden Sie für die Durchführung der Kunden-Due-Diligence?
Wollen Sie den KYC-Prozess in Ihren eigenen Systemen automatisieren oder sollten Sie dafür ein separates Tooling verwenden?
Welche Schritte des KYC-Prozesses haben Sie bereits automatisiert und welche noch nicht?
Inwieweit verfügen Sie über Implementierungskapazitäten, Geld, Wissen und Zeit für die Automatisierung?
Ist es wichtig, mit der Automatisierung so schnell wie möglich zu beginnen? Z. B. aufgrund von Personalengpässen oder weil Sie (noch) nicht die Gesetze und Vorschriften einhalten?
3. Die erforderlichen externen Daten (sowohl von Kunden als auch von Datenlieferanten) zur Durchführung von KYC-Prüfungen
Ein automatisierter KYC-Prozess steht und fällt mit qualitativen, zuverlässigen externen Datensätzen. Welche Datenelemente Sie benötigen, hängt von den Risiken ab, die Sie mit Ihrer KYC-Politik begrenzen und kontrollieren wollen. Darüber hinaus benötigen Sie oft zusätzliche Informationen von dem betreffenden Kunden, um die Sorgfaltsprüfung im Rahmen des KYC-Prozesses durchführen zu können. Darüber hinaus sind diese Faktoren wichtig:
Welche Datenquellen ziehen Sie für die Durchführung des KYC-Prozesses heran?
Inwieweit sind Echtzeit- und einheitliche Daten ein wichtiger Faktor im KYC-Prozess?
Welche Daten sollten in den automatisierten KYC-Prozess integriert werden?
Welche Datenelemente bestimmen, ob ein Kunde in eine niedrige, mittlere oder hohe Risikokategorie fällt?
Brauchen Sie Unterstützung oder einen Rat?
Die Frage ist nicht, ob Sie auf Automatisierung umstellen sollten, sondern ob und wie das möglich ist. Die Checkliste in diesem Blog hilft Ihnen bei der Entscheidung, welcher Weg der Automatisierung am besten zu Ihrer Situation passt. Möchten Sie eine konkrete Beratung, die sich an Ihren Wünschen und Bedürfnissen orientiert? Oder sind Sie neugierig auf die Möglichkeiten von Datenintegrationen oder dem All-in-One KYC-Tool von Company.info? Wir helfen Ihnen gerne weiter!
Beratung zur Automatisierung des KYC-Prozesses?
Wir beraten Sie gerne, wie Sie den KYC-Prozess am besten automatisieren können.